Dataskyddsbeskrivning

Kund- och medlemsregister

Dataskyddsbeskrivning uppdaterad 28.3.2024

SLC är en yrkes- och intresseorganisation för jordbrukare, skogsägare och landsbygdsföretagare. Denna registerbeskrivning gäller Skogsvårdsföreningen Österbotten rf:s hantering av medlemmarnas och kundernas (senare de registrerades) personuppgifter. Skogsvårdsföreningen Österbotten rf är medlem i Svenska lantbruksproducenternas centralförbund SLC.

Skogsvårdsföreningen behandlar de registrerades personuppgifter i huvudsak för upprätthållande av medlemskap, intressebevakning, fullföljande av föreningslagens föreskrifter och för att utföra sina kunders uppdrag. Uppgifterna behandlas i den egna koncernen, i Svenska lantbruksproducenternas centralförbund SLC och i SLC- organisationen i samband med information som berör intressebevakning och direktmarknadsföring, fakturering och förverkligandet av elektroniska tjänster.

Vi respekterar kunders- och medlemmarnas integritetsskydd och vi har förbundit oss vid att skydda personuppgifterna enligt gällande lag.

1. Registeransvarig och kontaktperson

Skogsvårdsföreningen Österbotten rf och dess koncern (Ab Skogsfastigheter AFM och Österbottens Trä Ab)
Företagaregatan 13, 65380 Vasa
Svenn Anki
040 823 2364
anki.svenn@svf.fi

Styrelsen ansvarar för skogsvårdsföreningens verksamhet. Kontaktuppgifterna till styrelsens medlemmar finns att få via föreningsregistret.

2. Registrets namn

Kund- och medlemsregister

3. Inledning

Denna dataskyddspolicy beskriver behandlingen av personuppgifter i skogsvårdsföreningens kund- och medlemsregister.

4. Syftet med behandling av personuppgifter samt behandlingens lagliga grund

Skogsvårdsföreningens kunder är alla de privatpersoner och företag eller organisationer som ingår avtal med skogsvårdsföreningen om tjänster. Skogsvårdsföreningen registrerar kundernas personuppgifter i sitt kundregister och behandlar personuppgifterna för åtgärder innan avtal ingås och för att uppfylla sina avtalsenliga skyldigheter, för att marknadsföra och utveckla tjänster för sina kunder, samt enligt legitima intressen för yrkes- och ekonomisk intressebevakning samt för att upprätta relaterad statistik och utredningar, för att skriva historik och utfärda förtjänsttecken, för att sköta och utveckla medlems- och kundrelationer, för att skicka medlems- och kundbrev och -notiser, för att förhindra och utreda missbruk samt för direktmarknadsföring. Det är inte möjligt att etablera en kundrelation utan att registrera kundens personuppgifter.

Vi behandlar också data delvis inom SVFS-kedjan. Dessa ändamål är nödvändiga för vår verksamhet och därmed i vårt legitima intresse. Skogsvårdsföreningen registrerar och behandlar också personuppgifter enligt kundens samtycke för marknadsföring, samt för att lämna ut kundinformation till samarbetspartners för beviljande av kundförmåner.

5. Registrets datainnehåll och stadgeenliga informationskällor

Uppgifterna erhålls i huvudsaken av de registrerade själva. Sporadiskt kan uppgifterna uppdateras utgående från utomstående källor, så som Lantmäteriverkets eller Suomen Asiakastieto Oy:s databaser, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas befolkningsdatasystem eller Postens adressystem, för att trygga att medlemmarnas uppgifter är uppdaterade och felfria.

Medlemsuppgifter:

• Namn, adress, telefonnummer, e-postadress
• FO-nummer
• Personbeteckning
• Fastighetsuppgifter
• Skogsdatauppgifter
• Skogsareal
• Medlemsnummer
• Medlemsslag, så som personregistrerad, stödregistrerad, hedersregistrerad
• Uppgifter som berör medlemskap, så som fakturerings- och betalningsuppgifter
• Uppgifter om verksamheten inom föreningen, så som förtroendeuppdrag
• Tillstånd och förbud som gäller direktmarknadsföring

Kunduppgifter:

• Namn, adress, telefonnummer, e-postadress
• FO-nummer
• Personbeteckning
• Fastighetsuppgifter
• Skogsdatauppgifter
• Skogsareal
• Tillstånd och förbud som gäller direktmarknadsföring
• Uppgifter som berör kundförhållandet, så som fakturerings- och betalningsuppgifter
• Anteckningar gällande träffar / överenskomna saker

Syfte och grund för behandling av personuppgifter:

Medlemmarnas personuppgifter används i enlighet med lag till:

• upprätthållande av medlemskap och medlemsregister
• upprätthållande av valregister
• övervakning av fakturering och betalningar
• sändande av medlemsbrev, -tidningar och -information
• marknadsföringsåtgärder som stärker medlemskapet
• medlemmarnas rådgivning och skolning
• erbjudande av medlemsförmåner samt främjande och övervakning av utnyttjandet av tjänster
• uppställande av statistik samt forskning och utredningar för facklig och annan intressebevakning
• andra åtgärder eller uppdrag som utförs på den registrerades begäran eller tillåtelse

Kundernas personuppgifter används i enlighet med lag till:

• upprätthållande och skötsel av kundförhållande
• skötsel av uppdrag
• övervakning av fakturering och betalningar
• sändande av kundbrev, -information
• marknadsföringsåtgärder som stärker kundförhållandet
• andra åtgärder eller uppdrag som utförs på den registrerades begäran eller tillåtelse

Vi behandlar uppgifter på följande grunder enligt dataskyddslagstiftning:

• Lagstadgat krav: Enligt skogsvårdsföreningsslagen ska föreningens styrelse upprätthålla ett medlemsregister, i vilket antecknas medlemmarnas fullständiga namn och hemort. Vi hanterar uppgifter för att uppfylla detta lagstadgade krav.
• Avtal: Gällande kunder behandlar vi uppgifter för att uppfylla de med kunden uppgjorda uppdragsavtalen.
• Samtycke: Vi kan behandla uppgifter utgående från medlemmarnas samtycke t.ex. för elektroniska marknadsföringsåtgärder eller för att överlåta uppgifter till samarbetsparter för beviljande av medlems- eller kundförmåner.
• Berättigat intresse: Vi behandlar uppgifter för facklig och ekonomiskpolitisk intressebevakning samt för uppställande av statistik och utredningar i anknytning till dem, för skrivande av historiker och beviljande av förtjänsttecken, för skötsel av medlemskapet och utveckling av medlemsverksamheten, för sändande av medlemsbrev och -information, för förhindrande och utredning av missbruk samt för direktmarknadsföring. Nämnda syften är nödvändiga för vår verksamhet och därmed förenliga med vårt berättigade intresse. Medlemmarna kan motsätta sig behandling med hänvisning till specifika grunder i rådande fall.

6. Mottagare av personuppgifter

Vi överlämnar kundens personuppgifter till tredje part baserat på kundens givna samtycke. Orsaken till överlämnandet kan vara till exempel för marknadsföringsändamål.

De registrerades uppgifter behandlas för skötsel av fakturering och överförs till våra intressebolag, så som SVFS Ab och Mhy Tili Oy, för postning och upprätthållande av ekonomiförvaltning.

Vi utnyttjar underleverantörer för behandling av uppgifter, varvid vi genom avtalsförfarande tryggar att uppgifterna behandlas enligt gällande lag och denna registerbeskrivning. Underleverantörerna behandlar uppgifter för vår räkning och de får inte behandla uppgifter för egna ändamål.

Överlämnande av personuppgifter till myndigheter och SVFS-kedjan

Vi överlämnar också personuppgifter till myndigheter enligt deras bestämmelser eller krav. Vi kan överlämna personuppgifter till enheterna inom SVFS-kedjan för marknadsföring och statistikändamål, dock endast endast inom de ramar som tillåts enligt lagstiftning. Vi överlämnar även kundernas personuppgifter till våra underleverantörer och avtalspartners för att uppfylla skogsvårdsföreningens och kundens avtal, eller för att vidta åtgärder enligt eventuella rättsliga krav. Vi kan överlämna kundernas personuppgifter till våra dotterbolag för att genomföra kunduppdrag eller för posttjänster och förvaltning av ekonomi.

Kundernas personuppgifter överlämnas också till den organisation som ansvarar för registrering av skogscertifiering, till Föreningen för hållbart skogsbruk rf, för vetenskapliga, historiska eller åsikts- eller marknadsundersökningar.

• Samtycke: Vi kan överlåta den registrerades uppgifter till tredje part till exempel till samarbetspart för medlemsförmåner, om den registrerade har gett sitt samtycke.
• Myndigheter: Vi kan överlåta personuppgifter på det sätt som framställs av behörig myndighet eller annan instans enligt gällande lag. Till exempel överlåts uppgifter om medlemsavgifter till beskattaren.
• Intressebolag: Vi kan överlåta uppgifter till svf-kedjans intressebolag (så som Metsätilat-kedjan) för att förverkliga kundens uppdrag.
• Skogscertifiering: Vi kan överlåta den registrerades personuppgifter till den instans som upprätthåller skogscertifieringens register i Finland. Skogsvårdsföreningens medlem hör automatiskt till den regionala PEFC-gruppcertifieringen.
• Forskning: Vi kan överlåta uppgifter för vetenskaplig eller historisk forskning.
• Direktmarknadsföring samt opinions- och marknadsundersökningar: Vi kan överlåta den registrerades personuppgifter för direktmarknadsföring samt opinions- och marknadsundersökningar såvida den registrerade inte har förbjudit detta.
• Förverkligandet av uppdrag: Vi kan överlåta uppgifter som berör kundens arbetsobjekt till arbetstagare och entreprenörer för att förverkliga ett av kunden preciserat uppdrag.
• Rättsliga krav: Vi kan överlåta personuppgifter till tredje par tom vi anser, att det är nödvändigt för att verkställa avtal, utredning av eventuella förbrytelser eller uppställande, framställande eller försvarande av rättsliga krav.

Överlämnande av personuppgifter utanför EU eller EES

Dina personuppgifter kan överföras utanför EU eller EES, inom de gränser som anges av dataskyddslagstiftningen. Vi överför personuppgifter endast till länder vars dataskyddsnivå har säkerställts. Vi har implementerat och säkerställt lämpliga skyddsåtgärder för överföring av personuppgifter, samt säkerställt att mottagaren av uppgifterna har rätt att behandla personuppgifter. Vi kan också använda standardklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen i våra kontrakt för att säkerställa lagligheten av överföringen av personuppgifter utanför EU och EES.

7. Automatiskt beslutsfattande och profilering

Skogsvårdsföreningen använder inte kund- och medlemsregistret för automatiskt beslutsfattande, och behandlingen av personuppgifter används heller inte för profilering.

8. Tid för uppbevarande av uppgifter

Vi bevarar medlemmarnas uppgifter under en så lång tid, som det är nödvändigt för ovan nämnda syften i enlighet med gällande lag. Medlemmarna kan också påverka hur länge uppgifterna bevaras enligt vad som beskrivs nedan.

Uppgifter för marknadsföring bevaras i typiska fall så länge som ifrågavarande medlem inte har förbjudit mottagande av marknadsföringsmeddelanden och uppgifterna i övrigt inte är föråldrade. Om en person förbjuder marknadsföring, bevarar vi uppgifter om förbudet och kontaktuppgifterna, för att vi ska kunna säkra att förbudet efterföljs.

Vi kan vara förpliktade att bevara vissa av medlemmarnas personuppgifter för att uppfylla bokföringslagen eller annan tvingande lagstiftning också efter att medlemskapet eller annan grund för behandling av personuppgifter har upphört. Efter medlemskapets upphörande bevarar vi uppgifter som behövs för uppställande av statistik och utredningar med anknytning till intressebevakning samt uppgifter som har betydelse för föreningens historieskrivning.

Blankettuppgifter som skickats via www.svf.fi/sv/osterbotten avlägsnas automatiskt sex (6) månader efter att de skickats.

9. Personuppgifters källor och uppdatering

Kundens personuppgifter erhålls främst direkt från den registrerade själv. Kundens personuppgifter kan också erhållas när den registrerade använder vissa av registeransvarigens webbtjänster.

Personuppgifter kan även samlas in och uppdateras inom ramen för lagens tillåtelser från tredjepartsregister, såsom:

• register som upprätthålls av myndigheter, såsom Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata Utsökningsverket och polisen, eller
• från kreditupplysningen.

10. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt från registeransvarig få uppgifter om deras personuppgifter behandlas eller inte, samt om de har blivit behandlade.

Om den registeransvarige behandlar den registrerades personuppgifter har den registrerade rätt att få information om denna handling samt en kopia av de personuppgifter som behandlas och har behandlats.

Den registrerade har även rätt att begära att registeransvarig rättar eller tar bort sina personuppgifter och kan när som helst förbjuda behandling av sina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål.

Den registrerade har också rätt att, med hänsyn till sin personliga situation, motsätta sig behandlingen av personuppgifter som grundar sig på berättigat intresse eller begära begränsning av behandlingen av sina personuppgifter om till exempel den registrerade bestrider riktigheten av sina uppgifter.

Dessutom kan den registrerade begära att dennes uppgifter överförs till ett annat system om det gäller uppgifter som den registrerade själv har gett och som automatiskt behandlas på basen av samtycke eller avtal.

Om den registrerade anser att behandlingen av dennes personuppgifter inte är lagenlig, eller om den registeransvarige på annat sätt försummar sina skyldigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen eller dataskyddslagen, har den registrerade rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten.

Tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter:
Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Telefonväxel: 029 566 6700
tietosuoja@om.fi

11. Rätten till att återkalla samtycke

Om registeransvarige behandlar de registrerades personuppgifter baserat på samtycke, har den registrerade alltid rätt att återkalla sitt samtycke när som helst. Återkallande av samtycke påverkar inte lagligheten av den samtyckesbaserade behandling som utfördes innan dess återkallelse.

12. Principer för skydd av registret

Vi använder nödvändiga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för att skydda personuppgifter mot olaga åtkomst, överlåtelse, förstörande eller annan otillbörlig behandling. Registrets användarrättigheter innehas av utsedda personer, som behöver uppgifterna i sitt arbete. Personer som behandlar personuppgifter omfattas av tystnadsplikt. Uppgifterna är samlade i databaser, vilka är skyddade av användarnamn och lösenord samt tekniskt skyddade av brandmur.